Asianajotoimisto
Kuukka & Tiainen Oy

Tietosuojaseloste

Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:n tietosuojaseloste asiakkaille

Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy huolehtii asiakkaidensa yksityisyydestä ja noudattaa kaikessa toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

1.Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy

Kauppakatu 18 C 27

40100 Jyväskylä

Y-tunnus 0546888-4

www.kuukka-tiainen.fi

2. Yhteystieto tietosuoja-asioissa

asianajaja.kuukka@kuukka-tiainen.fi

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Kuukka-Tiainen Oy

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tietojen käyttäminen
Asiakasrekisterin ylläpitämisen peruste on sopimus oikeudellisen toimeksiannon hoitamisesta ja tietojen antaminen on sopimuksen edellytys. Joissain tilanteissa tietojen käsittely voi perustua myös muuhun perusteeseen, kuten rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Rekisterin tietoja käytetään toimeksiantojen, asiakassuhteiden ja muiden asiallisten yhteyksien hoitamiseen, kehittämiseen ja hallintaan sekä asiakasviestintään. Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakastoimeksiantojen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden hoitaminen ja esteellisyyksien selvittäminen.

Tunnistamistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen tai esirikoksen tutkintaan saattamista varten. Tästä ilmoitetaan asiakkaalle tunnistamisen yhteydessä. Tietoja ei käytetä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomaan tarkoitukseen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • tuntemistiedot kuten nimi, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet), henkilötunnus
  • vastapuolen tuntemistiedot
  • vakuutustiedot, jos henkilölle on oikeusturvavakuutus
  • yritysten kyseessä ollessa yrityksen yritystunnus ja ALV-tunnus, verotusmaa tai ulkomainen verorekisteritunnus
  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot kuten asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot, rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet sekä muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

Rahanpesulain velvoittamat tiedot seuraavissa tapauksissa:

  • Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (444/2017, rahanpesulaki) tuli voimaan 3.7.2017. Rahanpesulakia sovelletaan asianajajiin sekä asianajotoimiston muihin lakimiehiin ja työntekijöihin siltä osin kuin nämä toimivat asiakkaan puolesta tai lukuun taloudelliseen toimintaan (esimerkiksi konkurssi- ja kuolinpesien realisointiin nettihuutokaupalla, perhe- ja perintöoikeudellisiin toimeksiantoihin tai yhteisomistussuhteen purkamiseen) tai kiinteään omaisuuteen liittyvissä liiketoimissa taikka osallistuvat asiakkaan puolesta seuraavien liiketoimien suunnitteluun tai suorittamiseen:
  • kiinteistöjen tai liiketoimintayksikköjen ostamiseen tai myyntiin
  • asiakkaan rahavarojen, arvopaperien tai muiden varojen hoitamiseen
  • pankki-, säästö- tai arvo-osuustilien avaamiseen tai hoitamiseen
  • yhtiöiden perustamiseen, johtamiseen tai yritysten hallinnoimiseksi tarvittavien varojen järjestelyyn tai
  • säätiöiden, yhtiöiden tai vastaavien yhteisöjen perustamiseen, johtamiseen tai niiden toiminnasta vastaamiseen
  • Rahanpesulain velvoitteet koskevat myös toimeksiantoja, jotka liittyvät kiinteistö- tai asunto-osakeyhtiön osakkeiden kauppoihin. Liike- tai ammattitoimintana tavaroita myyvät tai välittävät ovat ilmoitusvelvollisia siltä osin kuin ne maksavat tai ottavat vastaan maksusuorituksena käteistä yhtenä suorituksena tai toisiinsa kytkeytyvinä suorituksina yhteensä vähintään 10.000 euroa. Rahanpesulakia ei kuitenkaan sovelleta oikeudenkäyntiavustaja- tai oikeudenkäyntiasiamiestehtävien hoitamisessa
  • Asiakas tunnistetaan Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:n rahanpesulain mukaisesti tehdyllä lomakkeella kerättävien tietojen avulla
  • Asiakkaan tunnistamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan toimittamien tietojen perusteella. Henkilöllisyyden todentamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden varmistamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella kuten passikopion avulla tai todentaa asiakkaan henkilöllisyys vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista annetussa laissa (617/2009) tarkoitetulla tunnistusvälineellä


Rahanpesulain mukaisiin tunnistamistietoihin kuuluvat:

  • Asiakkaan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
  • oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
  • oikeushenkilön toimiala
  • tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
  • tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä
  • selonottovelvollisuuden ja poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
  • Jos asiakkaalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, meidän on säilytettävä tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot
  • Mikäli asiakas on yritys, lakimiehen on tunnistettava ja pidettävä yllä riittäviä, tarkkoja ja ajantasaisia tietoja asiakkaan tosiasiallisista edunsaajista ja tarvittaessa todennettava näiden henkilöllisyys
  • Asiakkaan tuntemista koskevat velvollisuudet voi puolestamme täyttää muu ilmoitusvelvollinen, paitsi valuutanvaihtoa harjoittava tai rahanvälitystä harjoittava ilmoitusvelvollinen


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat asiakkaan itsensä antamat tiedot. Lisäksi tietoja voidaan kerätä myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten kaupparekisteristä ja Suomen Asiakastiedosta tai muusta vastaavasta julkisesta tai yksityisestä rekisteristä.

7. Henkilötietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä osittain palveluntarjoajille, kuten IT-palveluntarjoajat, kirjanpito- ja perintäpalvelujen tarjoajat sekä viestintäpalvelujen tarjoajat. Rekisterinpitäjä varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietojen käsittely on lainmukaista.
Muutoin henkilötietoja luovutetaan ulkopuolisille vain lain edellyttämissä tilanteissa tai rekisteröidyn suostumuksella.

8. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Mikäli näin joudutaan toimimaan esimerkiksi toimeksiannon luonteesta johtuen, Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy huolehtii henkilötietojen riittävästä suojaamisesta.

9. Henkilötietojen käsittely ja rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään siten, että henkilötietojen asianmukainen turvallisuus varmistetaan. Tiedot suojataan luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.

Tiedot on tallennettu suojatulle verkkopalvelimelle ja niiden turvaamisesta huolehditaan esimerkiksi erilaisten palomuurien, salasanasuojauksien ja suojattujen yhteyksien käytön avulla. Fyysiset asiakirjat säilytetään Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:n tiloissa suljetuissa kaapeissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä.

Henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan aina tietoja käsiteltäessä. Henkilötietojen käsittelyä seurataan ja valvotaan. Ainoastaan rekisteristä vastaavilla henkilöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Asianajotoiminnasta annetut salassapito- ja vaitiolosäännökset koskevat kaikkia Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:ssä työskenteleviä henkilöitä. Palveluntarjoajien osalta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuksien noudattaminen on varmistettu riittävillä sopimusvelvoitteilla.

10. Tietojen säilyttäminen
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeellista, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Henkilötietoja säilyttäminen asiakassuhteen voimassaolon jälkeen perustuu esimerkiksi mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen. Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit voivat vaihdella henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Rahanpesulain mukaiset tunnistamistiedot säilytetään viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Jos kyse on satunnaisesta liiketoimesta, tiedot säilytetään viiden vuoden ajan liiketoimen suorittamisesta.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:ssä hänen henkilötietoja. Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on oikeus täydentää puutteellisia henkilötietojaan muun muassa antamalla lisäselvitys.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tiettyjen edellytysten vallitessa. Samoin rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistettua rekisteristä tiettyjen edellytysten vallitessa. Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Rekisteröidyn oikeuksiaan koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti Asianajotoimisto Kuukka & Tiainen Oy:lle yllä mainittuun osoitteeseen. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisäselvitystä. Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle kirjallisesti, mikäli pyyntöön ei voida suostua.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.